高效利用時(shí)間的10大法則

　　怎樣高效利用時(shí)間？時(shí)間管理是事業(yè)成功的關(guān)鍵。一個(gè)人、團(tuán)隊(duì)能否在自己的事業(yè)生涯中取得成功，秘訣就在于搞好時(shí)間管理。那么要如何高效利用時(shí)間呢？本文整理高效利用時(shí)間的10大法則，希望對(duì)您有所幫助。

　　法則1：一次只做一件事

　　首先，高效能人士知道，要想控制自己的生活，最好的辦法就是把自己要做的事情分解成很多小事情，這樣他們才能一次集中精力去完成一件事情。

　　法則2：根據(jù)自己的工作特點(diǎn)使用每日規(guī)劃系統(tǒng)

　　千萬(wàn)不要想用市面上那些流行的時(shí)間管理系統(tǒng)來改造你的工作方式。相信很多人都因?yàn)榭嘤诠ぷ魅狈l理而去買一套昂貴的時(shí)間管理系統(tǒng)，還可能花上很多個(gè)小時(shí)來學(xué)習(xí)如何使用它，但結(jié)果卻發(fā)現(xiàn)它只會(huì)給你帶來更多麻煩。所以一定要學(xué)會(huì)根據(jù)自己的工作特點(diǎn)來安排自己的時(shí)間。

　　法則3：為工作排好先后次序

　　做任何事情之前，都一定要學(xué)會(huì)為自己的工作安排好先后次序，只有這樣，你才能強(qiáng)迫自己首先完成那些真正重要的事情。一般來說，人們?nèi)菀自趦煞N事情上浪費(fèi)時(shí)間：

　　◆ 自己最喜歡的事情。“反正都要給邁克打電話約時(shí)間打高爾夫，不如先做這件事情?！币?yàn)槟阆矚g跟邁克聊天，所以你感覺先做這件事情會(huì)比較舒服。于是你開始一個(gè)電話接著一個(gè)電話，然后你可能還會(huì)寫幾封信。就這樣，很長(zhǎng)時(shí)間過去之后，你才發(fā)現(xiàn)真正重要的事情還沒有開始。

　　◆ 占用時(shí)間最少的事情。你可能會(huì)說：“看看這些郵件可能只需要一分鐘，不如先做這個(gè)?！比缓竽銜?huì)發(fā)現(xiàn)自己不知不覺地用了一個(gè)小時(shí)才能看完郵件。

　　法則4：設(shè)定最后期限

　　只要給你自己設(shè)定一個(gè)最后期限，你就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己可以在最后期限前完成很多事情。舉個(gè)例子，如果你要在一個(gè)小時(shí)之內(nèi)趕到機(jī)場(chǎng)，要到一個(gè)星期之后才回來，你就會(huì)放棄很多本來要做的工作。帕金森法則告訴我們：“人總是會(huì)占用掉自己所有的時(shí)間?！彼砸肜煤脮r(shí)間，最好的方式之一就是給自己設(shè)定一個(gè)最后期限，如果有很多郵件需要處理，你可以給自己抽出一個(gè)小時(shí)，告訴自己，如果一個(gè)小時(shí)后，郵件還沒處理完，你就要把剩下的郵件推遲到明天。每次開會(huì)時(shí)，一定要規(guī)定好時(shí)間。會(huì)議開始時(shí)，告訴所有人，會(huì)議時(shí)間只有一個(gè)小時(shí)，大家必須在這個(gè)小時(shí)內(nèi)解決完所有的問題，然后回到辦公室繼續(xù)自己的工作。一旦給自己設(shè)定最后期限，你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己的效率大大提高。

　　法則5：避免被人打斷

　　毫無疑問，當(dāng)一個(gè)人需要集中精力來處理事情時(shí)，最害怕的就是總是有人來打斷自己。幾乎每個(gè)來參加我的培訓(xùn)班的人都跟我說過：“只要沒有人打斷我，我就可以很好地管理好自己的時(shí)間?！苯?jīng)理人們最大的煩惱就在于此，因?yàn)橐话憬?jīng)理人總是喜歡下屬經(jīng)常來請(qǐng)教自己，否則他們會(huì)很沒有成就感。下面我們討論一些控制打斷的技巧。

　　◆阻止別人隨意走進(jìn)你的辦公室。重新安排你的辦公室，不讓人們直接看到你。向同事敞開大門沒有關(guān)系，但一旦所有人都可以走進(jìn)你的辦公室，你的工作效率就會(huì)大大降低。

　　◆偶爾關(guān)上自己辦公室的門。每天給自己規(guī)定一段時(shí)間，讓所有人知道，在這段時(shí)間里，關(guān)上辦公室的門，表示你不希望被任何人打擾。

　　◆當(dāng)你不想被打擾時(shí)，給秘書發(fā)出這一信號(hào)。在房地產(chǎn)公司擔(dān)任總裁時(shí)，我的秘書知道，只要我關(guān)上了辦公室的門，就表明我不希望被打擾，不會(huì)接待訪客，也不想接聽電話。有時(shí)雖然辦公室有訪客，但只要我辦公室的門沒關(guān)上，她也可以把電話接進(jìn)我的辦公室，這時(shí)我會(huì)告訴對(duì)方：“對(duì)不起，我現(xiàn)在有客人，你看我們是很快說完，還是我待會(huì)兒打給你?！痹?0%的情況下，對(duì)方都會(huì)在30秒內(nèi)說完他想要說的話，問題立刻得到解決。

　　法則6：只讀一次文件

　　一定要養(yǎng)成只讀一次文件的習(xí)慣。一般情況下，早晨當(dāng)你走進(jìn)辦公室之后，秘書會(huì)給你拿來一摞文件。其中包括來自客戶公司的信件，對(duì)方要求你采取行動(dòng)。你會(huì)說：“好，我過會(huì)兒處理這件事情”，然后你把它放進(jìn)“待辦事項(xiàng)”文件夾。過了一段時(shí)間之后，你會(huì)檢查“待辦事項(xiàng)”文件夾，再讀一遍信件，然后說道，“這件事情非常緊迫嗎？”于是你再讀一遍信件，這時(shí)你可能已經(jīng)計(jì)劃要采取一些積極的行動(dòng)了。但在很多情況下，你會(huì)發(fā)現(xiàn)自己一封信件要讀上三到四遍。

　　我有一個(gè)辦法可以幫你消除這個(gè)壞習(xí)慣。每次讀完一份文件之后，撕掉它的一個(gè)角。很快你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，在采取行動(dòng)之前，你已經(jīng)把四個(gè)角都撕掉了。千萬(wàn)不要這樣浪費(fèi)時(shí)間，設(shè)法養(yǎng)成習(xí)慣，只要一讀完信件，就立刻作出決定。很快你就會(huì)發(fā)現(xiàn)，這種方法可以幫助你節(jié)約大量時(shí)間。

　　法則7：錯(cuò)開午飯時(shí)間

　　如果情況允許，不妨在上午11點(diǎn)到12點(diǎn)，或者在下午1點(diǎn)到2點(diǎn)的時(shí)候吃午飯，這樣你不僅可以得到更快的服務(wù)，而且你會(huì)發(fā)現(xiàn)，當(dāng)所有人都去吃午飯，只有你一個(gè)人在辦公室工作的那一個(gè)小時(shí)很可能是你一天中最高效的一個(gè)小時(shí)。

　　法則8：盡量通過電話解決問題

　　如果想要請(qǐng)同一棟大樓里的某個(gè)人幫你解決問題，盡量通過電話解決。你也可以親自前往那個(gè)人的辦公室，但那樣會(huì)浪費(fèi)你大量時(shí)間。一般來說，當(dāng)一個(gè)人接到電話時(shí)，他會(huì)立刻處理通話者交代的事情，即便你就在他面前站著，他也會(huì)讓你稍等一會(huì)兒。既然如此，為什么不盡量選擇打電話呢？

　　法則9：迅速把問題想清楚

　　在討論問題之前，一定要盡量搜集到全部的必要信息?！囤A在決策力》中談到過信息的重要性，要想作出聰明的決定，你首先一定要搜集到足夠的信息。如果沒有做到這一點(diǎn)，千萬(wàn)不要讓對(duì)方給你更多時(shí)間來把問題想清楚，你可以在現(xiàn)場(chǎng)搜集信息，然后作出決定。

　　法則10：制訂適合自己的規(guī)劃系統(tǒng)

　　◆ 每日計(jì)劃。寫出你每天需要做的事情和你需要撥打的電話。

　　◆ 約定的事情。寫出你當(dāng)天需要見的人，以及你在特定時(shí)間答應(yīng)別人要做的事情。

　　◆ 跟進(jìn)表格。列出你最近一段時(shí)間正在做的事情。

　　以上就是高效利用時(shí)間的10大法則的相關(guān)內(nèi)容，根據(jù)這10大法則做好自己的時(shí)間規(guī)劃，可以讓我們的工作效率大大提高。