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如何建立完善的法務(wù)管理體系防范集團(tuán)風(fēng)險糾紛?建立完善的法務(wù)管理體系對于防范集團(tuán)風(fēng)險糾紛至關(guān)重要,不僅可以降低企業(yè)的法律風(fēng)險和損失,提高企業(yè)的合規(guī)性和社會信譽,還能幫助企業(yè)創(chuàng)造更好的外部環(huán)境,實現(xiàn)資源的有效配置和提高企業(yè)價值。以下是集團(tuán)管控管理咨詢公司整理的相關(guān)措施,集團(tuán)完善法務(wù)管理可以參考下。
1、建立健全法律風(fēng)險防控機制:這個機制應(yīng)包括法務(wù)部門對全集團(tuán)法律風(fēng)險的管控,以及下級權(quán)屬企業(yè)就重大法律風(fēng)險向上級的匯報。同時,企業(yè)部門之間的橫向協(xié)調(diào)配合也非常重要,這不僅涉及法務(wù)部門的工作,也是全集團(tuán)的工作。
建立健全法律風(fēng)險防控機制是法務(wù)管理體系的重要組成部分,以下是一些建議:
?。?)建立法律風(fēng)險評估機制:定期進(jìn)行法律風(fēng)險評估,識別潛在的法律風(fēng)險,并采取措施進(jìn)行防范和應(yīng)對。評估的范圍應(yīng)包括企業(yè)經(jīng)營管理活動的各個方面,如合同管理、知識產(chǎn)權(quán)、勞動法、公司治理等。
?。?)建立法律風(fēng)險預(yù)警機制:通過對法律風(fēng)險的監(jiān)測和預(yù)警,及時發(fā)現(xiàn)和解決潛在的法律風(fēng)險。預(yù)警機制應(yīng)包括風(fēng)險識別、風(fēng)險評估、風(fēng)險應(yīng)對等環(huán)節(jié)。
(3)完善合同管理制度:合同是企業(yè)法律風(fēng)險防控的重要環(huán)節(jié)。建立健全的合同管理制度,包括合同簽訂前的審查、合同履行過程的監(jiān)督、合同爭議的解決等,以降低合同違約等法律風(fēng)險。
?。?)加強法律培訓(xùn)和宣傳:通過定期的法律培訓(xùn)和宣傳,提高員工的法律意識和風(fēng)險防范意識,使員工能夠自覺遵守法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度。
?。?)建立法律顧問制度:聘請專業(yè)的法律顧問,為企業(yè)提供法律咨詢、法律意見、法律訴訟等服務(wù),協(xié)助企業(yè)建立健全法律風(fēng)險防控機制。
?。?)建立信息共享機制:加強企業(yè)內(nèi)部各部門之間的信息共享,使各部門能夠及時了解企業(yè)法律風(fēng)險的情況,共同參與法律風(fēng)險的防控。
?。?)建立內(nèi)部監(jiān)督機制:通過內(nèi)部審計和內(nèi)部監(jiān)督機制,對法務(wù)管理體系的有效性進(jìn)行評估和改進(jìn),不斷完善法律風(fēng)險防控機制。
總之,建立健全法律風(fēng)險防控機制需要從多個方面入手,不斷完善和優(yōu)化法務(wù)管理體系,提高企業(yè)的法律意識和風(fēng)險防范能力。
2、合同管理制度的建立:合同管理是控制企業(yè)法律風(fēng)險的重要渠道。良好的合同管理可以降低企業(yè)在交易過程中面臨的商業(yè)風(fēng)險。為此,企業(yè)應(yīng)制定標(biāo)準(zhǔn)合同文本,并在此基礎(chǔ)上加強對根據(jù)具體情況而修改的合同文本的審核。同時,建立合同流程管理制度,利用先進(jìn)的技術(shù)手段,確保從合同前期意向溝通、談判、招投標(biāo)、簽署到履行、爭議的解決等全過程均能被管理與監(jiān)控,降低可能出現(xiàn)的風(fēng)險。
建立合同管理制度是防范企業(yè)法律風(fēng)險的重要手段之一。以下是一些建立合同管理制度的建議:
?。?)制定合同管理流程:制定合同管理流程,包括合同前期準(zhǔn)備、合同起草、合同談判、合同簽署、合同履行、合同變更和終止等環(huán)節(jié)。明確每個環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作規(guī)范,確保合同管理的有序性和高效性。
?。?)建立合同審查機制:在合同簽署前,應(yīng)對合同進(jìn)行審查,包括對對方資信、合同內(nèi)容、條款的合法性和合理性進(jìn)行審查。對于重大合同,應(yīng)請專業(yè)律師進(jìn)行審查,以確保合同的合法性和有效性。
?。?)建立合同履行監(jiān)督機制:在合同履行過程中,應(yīng)建立監(jiān)督機制,對合同履行情況進(jìn)行監(jiān)督和檢查。如發(fā)現(xiàn)對方存在違約行為,應(yīng)及時采取措施進(jìn)行補救和解決,以避免風(fēng)險擴大。
?。?)建立合同變更和終止機制:對于需要變更或終止的合同,應(yīng)建立相應(yīng)的機制,明確變更或終止的條件和程序,以及變更或終止的法律后果。
?。?)建立合同檔案管理制度:對于已經(jīng)簽署的合同,應(yīng)建立檔案管理制度,對合同的文本、附件、談判記錄等進(jìn)行歸檔和管理。同時,應(yīng)制定檔案借閱和查閱制度,確保檔案的安全性和保密性。
?。?)加強合同管理人員培訓(xùn):加強合同管理人員的培訓(xùn),提高其法律意識和業(yè)務(wù)能力,使其能夠更好地理解和執(zhí)行合同管理制度。
(7)定期對合同管理制度進(jìn)行評估和改進(jìn):定期對合同管理制度進(jìn)行評估和改進(jìn),不斷完善和優(yōu)化制度,以適應(yīng)市場和企業(yè)發(fā)展的需要。
總之,建立合同管理制度需要從多個方面入手,包括制定流程、建立審查機制、監(jiān)督機制、變更和終止機制、檔案管理制度等。同時,加強管理人員培訓(xùn)和定期評估改進(jìn)也是建立良好合同管理制度的重要保障。
3、法律風(fēng)險評估機制的建立:定期進(jìn)行法律風(fēng)險評估,識別潛在的法律風(fēng)險,并采取措施進(jìn)行防范和應(yīng)對。
建立法律風(fēng)險評估機制是防范企業(yè)法律風(fēng)險的重要環(huán)節(jié)之一。以下是一些建立法律風(fēng)險評估機制的建議:
?。?)確定評估范圍和對象:確定法律風(fēng)險評估的范圍和對象,包括公司治理、合同管理、知識產(chǎn)權(quán)、勞動法等各個方面。同時,針對不同的業(yè)務(wù)領(lǐng)域和部門,可以制定不同的評估標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)。
?。?)制定評估標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo):制定法律風(fēng)險評估的標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo),包括風(fēng)險發(fā)生的可能性、風(fēng)險發(fā)生后對企業(yè)的影響程度、風(fēng)險的不可控程度等。同時,應(yīng)結(jié)合企業(yè)實際情況,制定相應(yīng)的評估表格和模板。
?。?)定期進(jìn)行評估:定期進(jìn)行法律風(fēng)險評估,一般建議每年進(jìn)行一次全面的評估。在評估過程中,應(yīng)收集相關(guān)資料和信息,包括企業(yè)內(nèi)部的規(guī)章制度、合同文本、涉訴案件等。
?。?)建立風(fēng)險檔案:對于評估結(jié)果,應(yīng)建立風(fēng)險檔案,對每個風(fēng)險進(jìn)行分類和整理,并制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。同時,應(yīng)將風(fēng)險檔案與企業(yè)管理系統(tǒng)相融合,以便更好地管理和監(jiān)控風(fēng)險。
(5)建立風(fēng)險預(yù)警機制:對于可能出現(xiàn)的法律風(fēng)險,應(yīng)建立預(yù)警機制,及時發(fā)現(xiàn)并采取措施進(jìn)行防范。預(yù)警機制應(yīng)包括風(fēng)險識別、風(fēng)險評估、風(fēng)險應(yīng)對等環(huán)節(jié)。
?。?)建立風(fēng)險應(yīng)對機制:對于已經(jīng)出現(xiàn)的法律風(fēng)險,應(yīng)建立應(yīng)對機制,包括制定應(yīng)對方案、明確應(yīng)對責(zé)任人、落實應(yīng)對措施等。同時,應(yīng)加強與外部律師的協(xié)調(diào)配合,共同應(yīng)對風(fēng)險。
?。?)定期對評估機制進(jìn)行評估和改進(jìn):定期對法律風(fēng)險評估機制進(jìn)行評估和改進(jìn),不斷完善和優(yōu)化制度,以適應(yīng)市場和企業(yè)發(fā)展的需要。同時,應(yīng)加強對評估結(jié)果的運用,為企業(yè)管理和決策提供參考。
總之,建立法律風(fēng)險評估機制需要從多個方面入手,包括制定評估標(biāo)準(zhǔn)和指標(biāo)、定期進(jìn)行評估、建立風(fēng)險檔案、預(yù)警機制、應(yīng)對機制等。同時,加強人員培訓(xùn)和定期評估改進(jìn)也是建立良好法律風(fēng)險評估機制的重要保障。
4、法律培訓(xùn)和宣傳:通過定期的法律培訓(xùn)和宣傳,提高員工的法律意識和風(fēng)險防范意識。
法律培訓(xùn)和宣傳是法務(wù)管理體系中的重要組成部分,以下是一些建議:
?。?)制定法律培訓(xùn)計劃:制定定期的法律培訓(xùn)計劃,包括培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)對象、培訓(xùn)時間等。培訓(xùn)內(nèi)容應(yīng)包括法律法規(guī)、案例分析、法律實務(wù)等方面,以幫助員工了解和掌握法律知識。
(2)開展多種形式的培訓(xùn):開展多種形式的培訓(xùn),包括內(nèi)部培訓(xùn)、外部培訓(xùn)、在線培訓(xùn)等。同時,可以邀請專業(yè)的律師或法務(wù)人員為員工進(jìn)行現(xiàn)場授課,以提高員工的法律意識和法律素養(yǎng)。
(3)加強宣傳教育:通過企業(yè)內(nèi)部宣傳、網(wǎng)站、微信公眾號等渠道,加強法律宣傳教育,提高員工的法律意識和風(fēng)險防范意識。同時,可以開展法律知識競賽、法律文化活動等,激發(fā)員工學(xué)習(xí)法律的熱情和積極性。
?。?)建立法律咨詢平臺:建立法律咨詢平臺,為員工提供及時、便捷的法律咨詢和法律意見??梢酝ㄟ^電話、郵件、在線咨詢等方式進(jìn)行咨詢,以幫助員工更好地理解和應(yīng)用法律知識。
?。?)加強對外宣傳:通過企業(yè)網(wǎng)站、微信公眾號等渠道,加強對外宣傳,提高企業(yè)的法律形象和信譽。同時,可以積極參與社會公益活動,展示企業(yè)的法律意識和責(zé)任感。
?。?)建立反饋機制:建立反饋機制,鼓勵員工提出對法律培訓(xùn)和宣傳的意見和建議。通過反饋,可以及時發(fā)現(xiàn)和改進(jìn)存在的問題,不斷完善和提高法務(wù)管理體系的效果。
總之,法律培訓(xùn)和宣傳需要制定合理的計劃,采取多種形式,加強宣傳教育,建立咨詢平臺,加強對外宣傳,并建立反饋機制。通過不斷改進(jìn)和提高,可以更好地發(fā)揮法務(wù)管理體系的作用,為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展提供有力保障。
5、建立糾紛處理機制:對于已經(jīng)發(fā)生的法律糾紛,企業(yè)應(yīng)建立有效的糾紛處理機制,包括與外部律師的協(xié)調(diào)配合、內(nèi)部調(diào)查和證據(jù)收集等,以盡快解決糾紛并降低損失。
建立糾紛處理機制是法務(wù)管理體系的重要組成部分,以下是一些建立糾紛處理機制的建議:
?。?)建立糾紛處理流程:制定糾紛處理流程,包括糾紛的報告、調(diào)查、協(xié)商、調(diào)解、仲裁等環(huán)節(jié)。明確每個環(huán)節(jié)的職責(zé)和操作規(guī)范,確保糾紛處理的及時性和有效性。
?。?)建立糾紛處理小組:建立由法務(wù)人員、業(yè)務(wù)人員、管理人員等組成的糾紛處理小組,負(fù)責(zé)糾紛的處理和協(xié)調(diào)。小組成員應(yīng)具備相應(yīng)的法律知識和協(xié)調(diào)能力,能夠有效地解決糾紛。
?。?)及時報告和處理糾紛:對于發(fā)生的糾紛,應(yīng)及時報告并采取措施進(jìn)行處理。在處理過程中,應(yīng)保護(hù)好相關(guān)證據(jù),做好協(xié)商和調(diào)解工作,避免事態(tài)擴大和矛盾激化。
?。?)依據(jù)法律法規(guī)處理糾紛:在處理糾紛時,應(yīng)依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)進(jìn)行協(xié)商和調(diào)解。對于重大或復(fù)雜的糾紛,應(yīng)請專業(yè)律師或法律顧問協(xié)助處理,以確保處理的合法性和有效性。
(5)建立糾紛檔案管理制度:對于處理的糾紛,應(yīng)建立檔案管理制度,對糾紛的經(jīng)過、處理結(jié)果、仲裁結(jié)果等進(jìn)行歸檔和管理。同時,應(yīng)制定檔案借閱和查閱制度,確保檔案的安全性和保密性。
?。?)分析總結(jié)糾紛原因:對于已處理的糾紛,應(yīng)進(jìn)行分析總結(jié),找出原因并采取措施進(jìn)行改進(jìn)。通過分析總結(jié),可以不斷完善和提高法務(wù)管理體系的效果。
?。?)建立糾紛預(yù)警機制:對于可能出現(xiàn)的糾紛,應(yīng)建立預(yù)警機制,及時發(fā)現(xiàn)并采取措施進(jìn)行防范。預(yù)警機制應(yīng)包括風(fēng)險識別、風(fēng)險評估、風(fēng)險應(yīng)對等環(huán)節(jié)。
(8)加強與外部機構(gòu)的協(xié)調(diào)配合:在處理重大或復(fù)雜的糾紛時,應(yīng)加強與外部機構(gòu)的協(xié)調(diào)配合。可以請專業(yè)律師或法律顧問協(xié)助處理,或與相關(guān)機構(gòu)進(jìn)行合作,共同解決糾紛。
總之,建立糾紛處理機制需要從多個方面入手,包括制定流程、建立小組、及時處理、依據(jù)法律法規(guī)、建立檔案管理制度、分析總結(jié)原因、預(yù)警機制等。同時,加強人員培訓(xùn)和定期評估改進(jìn)也是建立良好糾紛處理機制的重要保障。通過不斷完善和提高,可以更好地發(fā)揮法務(wù)管理體系的作用,為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展提供有力保障。
6、建立內(nèi)部監(jiān)督機制:通過內(nèi)部審計和內(nèi)部監(jiān)督機制,對法務(wù)管理體系的有效性進(jìn)行評估和改進(jìn)。
建立內(nèi)部監(jiān)督機制是法務(wù)管理體系的重要組成部分,以下是一些建立內(nèi)部監(jiān)督機制的建議:
?。?)設(shè)立內(nèi)部審計部門:設(shè)立內(nèi)部審計部門,負(fù)責(zé)對企業(yè)各項業(yè)務(wù)進(jìn)行定期審計,檢查和評估企業(yè)內(nèi)部控制的有效性和合規(guī)性。審計結(jié)果應(yīng)向高層管理層和董事會報告,以確保信息的透明度和準(zhǔn)確性。
?。?)建立內(nèi)部控制制度:建立完善的內(nèi)部控制制度,明確各崗位的職責(zé)和權(quán)限,確保業(yè)務(wù)操作的規(guī)范化和標(biāo)準(zhǔn)化。內(nèi)部控制制度應(yīng)覆蓋企業(yè)的各個業(yè)務(wù)領(lǐng)域和環(huán)節(jié),包括財務(wù)管理、采購、銷售、人力資源等。
?。?)實施事后監(jiān)督:對于已發(fā)生的經(jīng)濟(jì)事項,應(yīng)實施事后監(jiān)督,對各項經(jīng)濟(jì)活動的合法性和合規(guī)性進(jìn)行監(jiān)督和檢查。發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時糾正,防止違規(guī)行為再次發(fā)生。
?。?)加強內(nèi)部檢查:定期進(jìn)行內(nèi)部檢查,評估企業(yè)各項制度的執(zhí)行情況,以及經(jīng)濟(jì)活動的合法性和合規(guī)性。檢查應(yīng)由專業(yè)人員或內(nèi)部審計部門負(fù)責(zé),發(fā)現(xiàn)問題應(yīng)及時報告并采取措施進(jìn)行整改。
?。?)建立獎懲制度:建立獎懲制度,對遵守規(guī)章制度、做出突出貢獻(xiàn)的員工給予獎勵;對違規(guī)操作、造成損失的員工進(jìn)行懲罰。這樣可以激勵員工自覺遵守規(guī)章制度,提高內(nèi)部控制的有效性。
?。?)建立反舞弊機制:建立反舞弊機制,鼓勵員工舉報舞弊行為,防止企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)腐敗現(xiàn)象。反舞弊機制應(yīng)包括舉報渠道的設(shè)立、舉報信息的保密、舉報獎勵等措施。
?。?)定期評估和改進(jìn):定期對內(nèi)部監(jiān)督機制進(jìn)行評估和改進(jìn),不斷完善和提高制度的科學(xué)性和有效性。評估結(jié)果應(yīng)向高層管理層和董事會報告,以便于及時調(diào)整和完善內(nèi)部監(jiān)督機制。
總之,建立內(nèi)部監(jiān)督機制需要從多個方面入手,包括設(shè)立內(nèi)部審計部門、建立內(nèi)部控制制度、實施事后監(jiān)督、加強內(nèi)部檢查、建立獎懲制度、建立反舞弊機制等。同時,加強人員培訓(xùn)和定期評估改進(jìn)也是建立良好內(nèi)部監(jiān)督機制的重要保障。通過不斷完善和提高,可以更好地發(fā)揮法務(wù)管理體系的作用,為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展提供有力保障。
7、制定應(yīng)對預(yù)案:針對可能出現(xiàn)的特殊情況或突發(fā)事件,制定相應(yīng)的應(yīng)對預(yù)案,包括如何應(yīng)對法律訴訟、如何處理知識產(chǎn)權(quán)糾紛等。
制定應(yīng)對預(yù)案是法務(wù)管理體系中的重要環(huán)節(jié),以下是一些制定應(yīng)對預(yù)案的建議:
(1)確定應(yīng)對預(yù)案的種類和范圍:根據(jù)企業(yè)的業(yè)務(wù)特點和風(fēng)險類型,確定應(yīng)對預(yù)案的種類和范圍。預(yù)案可以包括合同糾紛、知識產(chǎn)權(quán)侵權(quán)、勞動爭議、產(chǎn)品質(zhì)量問題等各個方面。
?。?)分析風(fēng)險發(fā)生的原因:針對每一種風(fēng)險類型,分析其可能發(fā)生的原因和誘因。例如,合同糾紛可能是由于合同條款不明確、履行不當(dāng)?shù)仍蛞鸬摹?
?。?)制定應(yīng)對措施:針對每一種風(fēng)險類型,制定相應(yīng)的應(yīng)對措施。例如,對于合同糾紛,可以事先約定爭議解決的方式、選擇有利于自身的仲裁機構(gòu)或法院等。
(4)制定預(yù)案流程:針對每一種風(fēng)險類型,制定相應(yīng)的預(yù)案流程。包括風(fēng)險的識別、評估、應(yīng)對、善后處理等環(huán)節(jié)。確保預(yù)案的可行性和可操作性。
?。?)定期進(jìn)行演練:定期進(jìn)行預(yù)案的演練,以提高應(yīng)對風(fēng)險的能力和效率。演練可以采取模擬演練、角色扮演等方式進(jìn)行。
(6)更新和改進(jìn):根據(jù)實際情況和演練結(jié)果,及時更新和改進(jìn)預(yù)案。不斷完善和提高預(yù)案的科學(xué)性和有效性。
?。?)建立溝通機制:建立企業(yè)內(nèi)部和外部的溝通機制,確保信息的及時傳遞和溝通。與外部律師、法律顧問等建立緊密的合作關(guān)系,共同應(yīng)對風(fēng)險。
?。?)培訓(xùn)員工:對員工進(jìn)行應(yīng)對風(fēng)險的培訓(xùn),提高員工的法律意識和應(yīng)對能力。培訓(xùn)可以采取講座、案例分析、模擬演練等方式進(jìn)行。
總之,制定應(yīng)對預(yù)案需要從多個方面入手,包括確定種類和范圍、分析原因、制定措施、制定流程、定期演練、更新和改進(jìn)等。同時,加強人員培訓(xùn)和溝通機制的建立也是制定良好應(yīng)對預(yù)案的重要保障。通過不斷完善和提高,可以更好地發(fā)揮法務(wù)管理體系的作用,為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展提供有力保障。
8、合規(guī)文化的培育:強調(diào)合規(guī)經(jīng)營和合規(guī)管理,使所有員工都能自覺遵守法律法規(guī)和企業(yè)規(guī)章制度。
合規(guī)文化的培育是法務(wù)管理體系中的重要目標(biāo)之一,以下是一些培育合規(guī)文化的建議:
?。?)制定合規(guī)制度:制定合規(guī)制度,明確合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)和要求,讓員工了解什么是合規(guī)的行為,什么是不合規(guī)的行為。
(2)加強培訓(xùn)和教育:通過定期的培訓(xùn)和教育活動,讓員工了解合規(guī)的重要性,提高員工的合規(guī)意識和法律素養(yǎng)。
?。?)建立合規(guī)獎勵機制:建立合規(guī)獎勵機制,對遵守合規(guī)要求的員工給予獎勵,對違規(guī)行為進(jìn)行懲罰,以激勵員工自覺遵守合規(guī)要求。
?。?)開展合規(guī)宣傳活動:通過企業(yè)內(nèi)部宣傳、網(wǎng)站、微信公眾號等渠道,開展合規(guī)宣傳活動,讓員工了解合規(guī)的重要性和意義。
?。?)建立合規(guī)舉報機制:建立合規(guī)舉報機制,鼓勵員工舉報違規(guī)行為,防止企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)違規(guī)行為。
?。?)定期評估和改進(jìn):定期對合規(guī)文化進(jìn)行評估和改進(jìn),不斷完善和提高制度的科學(xué)性和有效性。評估結(jié)果應(yīng)向高層管理層和董事會報告,以便于及時調(diào)整和完善合規(guī)文化。
?。?)領(lǐng)導(dǎo)層的示范作用:企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)層應(yīng)該樹立合規(guī)意識,自覺遵守合規(guī)要求,發(fā)揮示范作用,引導(dǎo)員工遵守合規(guī)要求。
?。?)建立合規(guī)文化評價體系:建立合規(guī)文化評價體系,對員工的合規(guī)行為進(jìn)行評價和考核,以促進(jìn)員工對合規(guī)要求的遵守和執(zhí)行。
總之,培育合規(guī)文化需要從多個方面入手,包括制定合規(guī)制度、加強培訓(xùn)和教育、建立獎勵機制、開展宣傳活動、建立舉報機制等。同時,加強領(lǐng)導(dǎo)層的示范作用和建立評價體系也是培育良好合規(guī)文化的重要保障。通過不斷完善和提高,可以更好地發(fā)揮法務(wù)管理體系的作用,為企業(yè)的穩(wěn)健發(fā)展提供有力保障。
通過以上措施的落實和執(zhí)行,可以有效地建立完善的法務(wù)管理體系,防范和應(yīng)對集團(tuán)風(fēng)險糾紛。同時,隨著企業(yè)內(nèi)外部環(huán)境的變化,還需要不斷優(yōu)化和完善法務(wù)管理體系,以適應(yīng)新的風(fēng)險挑戰(zhàn)。
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