企業(yè)經(jīng)營中的預算控制方式

　　預算監(jiān)控通常使利用信息系統(tǒng)進行在線控制，并結(jié)合內(nèi)控流程設計關(guān)鍵控制點、對執(zhí)行結(jié)果進行分析通報，以及開展內(nèi)部審計等多種方式進行。

　　信息系統(tǒng)可以實現(xiàn)事中的結(jié)點控制并及時反饋各種預警信息。同時，在線控制也可以分別實現(xiàn)對個項和總額的控制，更可以實現(xiàn)二者的結(jié)合，進行集中控制。這也是實施預算信息系統(tǒng)最重要的作用之一。

　　在企業(yè)實際運營中，企業(yè)一般將上述四種方式結(jié)合起來，綜合應用，通過重點控制體現(xiàn)成本效益原則，對預算的執(zhí)行進行有效監(jiān)控，達到運營目標，實現(xiàn)最優(yōu)監(jiān)控效果。

　　1. 預算執(zhí)行的控制方式

　?。?）信息系統(tǒng)

　　通過信息系統(tǒng)，對重點預算事項（重點費用、材料采購支出、資本支出等）進行實時在線監(jiān)控，不但能夠體現(xiàn)實時控制的思想，真正達到事中控制，而且能達到控制嚴格、數(shù)據(jù)準確，執(zhí)行各種內(nèi)部管理方面的統(tǒng)計也更為快捷及時。當然，通過信息系統(tǒng)的在線控制，也可能會出現(xiàn)由于種種例外情況影響業(yè)務的順利進行，并造成信息系統(tǒng)中的信息流和實際單據(jù)流的核對較為煩瑣。

　　因此，根據(jù)重要性和“80/20”原則，可以對重點費用、采購支出和資本支出實施在線嚴格控制，而其他小額費用、非重要的例行采購支出可以實施較為寬松的在線控制。

　　具體預算信息系統(tǒng)控制流程如圖所示。

　　預算信息系統(tǒng)控制流程

　　預算信息系統(tǒng)可以是獨立的預算信息系統(tǒng)，也可以是ERP系統(tǒng)中的預算模塊。

　　（2）內(nèi)控流程

　　在系統(tǒng)外，對常規(guī)預算內(nèi)事項，通過事先制定的控制流程進行一般的業(yè)務審批。通過內(nèi)控流程進行預算控制，嚴格程度不如預算信息系統(tǒng)，需要人工判斷是否超預算，及時性和準確性會大大降低。內(nèi)控流程較易被員工和各級管理層所接受，但是較為靈活的方式也會降低其預算控制的水準。

　?。?）分析通報

　　對相關(guān)預算事項，通過月度、季度、年度的定期報告或者會議對各責任中心的預算執(zhí)行情況進行分析、披露、通報和獎懲。此種預算控制形式是典型的事后控制形式，缺乏及時性特征，是一種“馬后炮”預算控制方法，其嚴格程度與預算信息系統(tǒng)和內(nèi)控流程控制形式相比顯著降低。但是預算分析的通報和獎懲反映的情況較為綜合、全面，對于需要進行長期考核的預算事項較為適宜，投入的成本也較低。

　　（4）內(nèi)部審計

　　公司內(nèi)部審計是對集團各事業(yè)部、各公司、各部門經(jīng)營活動的真實性、合法性、效益性以及各種內(nèi)部控制制度的科學性和有效性進行審查、核實和評價的一種監(jiān)控活動。內(nèi)部審計是企業(yè)內(nèi)部監(jiān)控體系中最上層的部分，通過對財務、管理、流程、IT等的審計來保障業(yè)務運行在預定的軌道上，避免不確定性因素。其中，對管理的審計就涉及對預算執(zhí)行情況的審計，可以有效地約束預算的執(zhí)行和預算目標的達成。

　　2. 預算執(zhí)行中存在的問題 

　　在企業(yè)的運營之中，常常存在預算編制和執(zhí)行的脫節(jié)現(xiàn)象，使得預算執(zhí)行流于形式，也就是常說的預算編制和執(zhí)行的“兩張皮”現(xiàn)象，認識此問題，有助于提高預算管理在企業(yè)中的應用水準，推進預算工具的使用效能。預算在執(zhí)行中常見的現(xiàn)象為：

　?。?）預算如一紙空文。預算編制時轟轟烈烈、大張旗鼓，卻在年度預算批準后不做傳達或者傳達不清晰。同時，在執(zhí)行中對預算執(zhí)行的結(jié)果不做分析、追蹤、考核，視年度預算、月度滾動預算為無物，或者僅僅在年度結(jié)束時進行分析或跟蹤，忽視日/周/月度/季度/半年等時間序列的過程監(jiān)控。究其原因，是對預算管理工具的應用缺乏充分的了解和把握，認識程度不夠，使用方法不當，操作水準欠佳。其次，預算編制方法不切合實際，編制的方法和執(zhí)行存在系統(tǒng)偏差或者根本性缺陷，使得編制出來的預算無法在執(zhí)行中得到運用或者運用成本太高。最后，業(yè)務層面對預算在執(zhí)行中的重視程度不夠，缺乏對預算執(zhí)行的了解和應用，參與程度較低。

　　（2）業(yè)務審批程序不規(guī)范。預算作為一種管理工具，可以有效地釋放集中管理的垂直深度，縮短管理層級；也可以壓縮管理的幅度，使得企業(yè)管理層級在控制上扁平化，節(jié)約管理和控制成本。

　　實行預算可以縮短審批流程，避免多頭審批、重復審批、特批和濫批的現(xiàn)象，更可以避免一件事情“大家都管、都不管”；如預算內(nèi)事項需要執(zhí)行正常簡化流程，僅僅需要一級經(jīng)理人審批即可；超預算事項需要執(zhí)行額外審批流程，按照額度分級審核，僅僅需要一至兩級經(jīng)理人審批即可；預算外事項需要執(zhí)行復雜的特殊審批流程，需要經(jīng)過多級經(jīng)理人審批，甚至有時候需要上報預算管理機構(gòu)進行審批。當然，在日程營運之中，預算外事項一般比較少出現(xiàn)。這樣可以有效進行管理的分權(quán)，做到管理有序，避免“眉毛胡子一把抓”、“一支筆”的現(xiàn)象。

　?。?）預算信息系統(tǒng)薄弱。預算管理屬于管理會計的范疇，主要是為了企業(yè)內(nèi)部管理需要而產(chǎn)生的，其服務的對象是企業(yè)內(nèi)部管理者，與一般財務會計的核算有顯著的區(qū)別，同時又有緊密的聯(lián)系。財務會計在一般企業(yè)已經(jīng)實現(xiàn)信息化，預算管理信息系統(tǒng)卻鮮有企業(yè)實施，造成此現(xiàn)象的原因眾多，但是有一點卻是不爭的事實，即企業(yè)重財務會計、輕管理會計。

　　小型企業(yè)在進行預算編制和控制時，可以使用Excel等工具來制作統(tǒng)一的預算編制和控制模板，既可以滿足預算管理的需求，又可以節(jié)約成本。大型企業(yè)集團在預算編制和控制時，則需要實施預算信息系統(tǒng)，否則在預算編制時容易出現(xiàn)預算合并、匯總困難，得出的預算信息質(zhì)量較差，并且也無法進行預算控制。預算信息系統(tǒng)方面，有較多的廠家：國內(nèi)的，如東軟的MPC預算信息系統(tǒng)；國外的，如Hyperion Planning、Cognos Planning等系統(tǒng)，都能夠滿足預算編制的需要。

　?。?）執(zhí)行結(jié)果

　　預算在執(zhí)行中存在的另外一個問題是責任主體不清，沒有按照責任中心進行預算編制，在執(zhí)行中也沒有按照責任主體進行考核，或者考核時獎懲不明。

　　預算編制時需要按照內(nèi)部績效考核的主體進行編制，以方便進行績效考核。另外，預算目標是企業(yè)經(jīng)營目標的最重要的內(nèi)容，預算考核是績效考核的有機組成部分，缺乏考核約束的預算，在以績效考核為導向的企業(yè)很難被重視和得到執(zhí)行，執(zhí)行力會形同虛設。因此，預算執(zhí)行結(jié)果必須按照責任主體進行績效考核，或者說設置預算考核為必要的約束條件。否則，責任不清、獎懲不明的預算，不與薪酬掛鉤，預算編制就沒有實際意義；預算執(zhí)行結(jié)果必須與業(yè)務相結(jié)合，與業(yè)務績效相結(jié)合，否則預算會演變成為一種數(shù)據(jù)游戲。

　　3.預算執(zhí)行中的審批機制及其權(quán)限等相關(guān)問題

　　本著“先算后花，先算后干”的原則，一般情況下不得突破預算指標（包括預算項目、金額和數(shù)量）。預算是嚴肅的事情，在流程、系統(tǒng)和考核等各種約束下，預算指標的突破是要付出代價的。

　　如果客觀環(huán)境、內(nèi)部條件以及公司經(jīng)營計劃發(fā)生終點變化需要突破預算，執(zhí)行預算外審批程序，根據(jù)超預算審批流程執(zhí)行。

　　預算結(jié)余可以跨月份使用，但不能跨年度使用。對于跨年度或者本年未完成的項目，下一年度則需要繼續(xù)重新編制預算。