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高效管理會(huì)議技巧

發(fā)布時(shí)間:2020-07-01     瀏覽量:3649    來源:正睿咨詢
【摘要】:會(huì)議是企業(yè)管理的一種工具和手段,而很多公司很多人都不太會(huì)使用該工具。常常讓開會(huì)這個(gè)本是高效管理的工具陷入虛假忙碌毫無價(jià)值的窘境,高效管理會(huì)議技巧是我們管理者需要習(xí)得的,具體包含以下幾個(gè)方面。

  會(huì)議是企業(yè)管理的一種工具和手段,而很多公司很多人都不太會(huì)使用該工具。常常讓開會(huì)這個(gè)本是高效管理的工具陷入虛假忙碌毫無價(jià)值的窘境,高效管理會(huì)議技巧是我們管理者需要習(xí)得的,具體包含以下幾個(gè)方面。

高效管理會(huì)議技巧

  一、會(huì)議解決什么問題?

  首先需要明確的一點(diǎn)是會(huì)議不是拿來討論問題的,是必須拿來解決問題。如果你有解決方案,希望大家表達(dá)意見可以開,方案確定以后要通知大家也可以開,除此之外不需要開會(huì)。開會(huì)是達(dá)成共識(shí),而不是討論問題,因?yàn)殚_會(huì)討論問題不會(huì)有結(jié)果。

  因此,會(huì)議必須要有一個(gè)很明確的主題,而且所有圍繞這個(gè)主題的資料要提前準(zhǔn)備,沒有準(zhǔn)備的會(huì)議就不要開,這是一個(gè)非常明確的要求,高效管理會(huì)議技巧首先就要明確為什么開會(huì)。如果對(duì)于開會(huì)沒有這個(gè)意識(shí),公司的整體效率都會(huì)低下。高效會(huì)議管理技巧決定公司的效率和品質(zhì)。工作效率和工作品質(zhì)就由會(huì)議方法論決定。

  二、誰來主持會(huì)議?

  一般來說解決問題的負(fù)責(zé)人來做主持人,因?yàn)橹挥兴艜?huì)想盡辦法讓這個(gè)會(huì)議有結(jié)果。如果不是對(duì)這個(gè)問題負(fù)責(zé)的人來主持,他就按流程把會(huì)議主持完,但是他絕對(duì)不關(guān)心會(huì)議的結(jié)果。這在是一個(gè)極大的錯(cuò)誤。

  很多公司開會(huì)很喜歡讓老板來主持,其實(shí)建議除了戰(zhàn)略會(huì)之外,都不需要老板主持,因?yàn)橹挥袘?zhàn)略會(huì)是老板的責(zé)任,其他會(huì)都是別人的責(zé)任,應(yīng)該讓別人去做。比如說產(chǎn)品會(huì)、經(jīng)營(yíng)會(huì),其實(shí)都不需要老板主持,就應(yīng)該是那個(gè)主負(fù)責(zé)人去主持。

  三、高效管理會(huì)議一定要約定時(shí)間

  這里所指的時(shí)間包含4個(gè):開始和結(jié)束的時(shí)間、發(fā)言的時(shí)間、與會(huì)者決議達(dá)成共識(shí)的時(shí)間、行動(dòng)方案確認(rèn)的時(shí)間。工作會(huì)議最怕的就是只出一個(gè)決定,這樣是遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠的,一定要把行動(dòng)方案也確定下來,就是做什么不做什么,都要確定下來。

  還有一個(gè)特別請(qǐng)大家注意的,一個(gè)有效的會(huì)議建議不要超過30分鐘,最長(zhǎng)就是40分鐘。很多公司最喜歡開的都是幾個(gè)小時(shí)的會(huì),只有什么時(shí)候開那么長(zhǎng)的會(huì)議?一個(gè)是戰(zhàn)略會(huì)議,戰(zhàn)略會(huì)議一般會(huì)封閉兩三天,另一個(gè)就是半年度會(huì)議或者是年度會(huì)議。除此之外,日常會(huì)議都不要超過40分鐘。

  會(huì)議時(shí)間為什么要這么短?有兩個(gè)原因,第一個(gè)原因就是來開會(huì)的人基本上都在重要崗位,開得越長(zhǎng),公司的成本越高。第二個(gè)原因就是解決問題的會(huì)議跟時(shí)間長(zhǎng)度沒關(guān)系,跟前期準(zhǔn)備有關(guān)系。前期準(zhǔn)備得越充分,會(huì)議效率就會(huì)越高,所以日常會(huì)議一定要短。

  四、行動(dòng)方案是開會(huì)的核心

  開會(huì)的目的是要解決具體問題,所以開會(huì)的核心主要是談行動(dòng)方案,而不是談?dòng)^點(diǎn),也不是談問題。

  五、高效會(huì)議要得出結(jié)論

  會(huì)議開完了,一定要下結(jié)論。如果議而不決,甚至經(jīng)常無法把會(huì)議進(jìn)行下去,經(jīng)常跑題,經(jīng)常爭(zhēng)論并堅(jiān)持各自的見解,恐怕就無法進(jìn)行有效的決策了。我建議大家調(diào)整成這個(gè)樣子:日常會(huì)議開完,大家都清楚要做什么,然后就去做。

  最后,很多公司幾乎全部開的是管理會(huì)議,沒有關(guān)于整個(gè)公司價(jià)值討論的會(huì)議,開會(huì)討論最多的是:預(yù)算有沒有完成?完不成的原因是什么?下個(gè)月打算做什么?做到的原因是什么?下個(gè)月再開會(huì)分析做不到的原因是什么,就這樣一直開到年底。這其實(shí)就是損耗,對(duì)經(jīng)營(yíng)沒有任何幫助。

  開顧客價(jià)值的會(huì)議,目的是要讓全公司上下對(duì)于顧客價(jià)值的認(rèn)知保持一致,如果對(duì)顧客價(jià)值的認(rèn)知不保持一致,企業(yè)的損耗會(huì)非常嚴(yán)重。

高效管理會(huì)議技巧

  以上談到的高效管理會(huì)議技巧的五個(gè)方面都是圍繞著我們企業(yè)開會(huì)就要開有價(jià)值的會(huì)而展開的。很多公司天天在開會(huì),看起來很忙碌,實(shí)際上又沒有什么價(jià)值,實(shí)際上在企業(yè)管理咨詢公司精益管理理念上這是一種嚴(yán)重的浪費(fèi),希望以上技巧對(duì)您的企業(yè)高效會(huì)議管理有所幫助。

 

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